Amazonの改善計画書は、「原因」「すでに行った対策」「再発防止策」の3つを、事実にもとづいて具体的に書くのが基本の構成です。例文をそのまま使うより、この3つの型に自分の状況を当てはめて書くほうが、ずっと伝わりやすくなります。この記事では、型ごとの書き方と、仮の例文、よくある失敗を順番に紹介します。
何を書けばいいのか分からず、画面の前で手が止まってしまう方は多いです。でも大丈夫です。書くことは決まっているので、順番に埋めていけば形になります。
改善計画書の基本の構成
改善計画書は、Amazonに「何が起きて、何を直して、これからどうするのか」を伝える文書です。読む側は、問題を正しく理解しているか、同じことがもう起きないかを確かめようとしています。そのため、気持ちを伝える文章よりも、事実と仕組みを伝える文章が求められます。
- 原因：何が起きたのか、なぜ起きたのか
- すでに行った対策：問題に気づいてから、実際に何を直したのか
- 再発防止策：これから同じことが起きないように、何を続けていくのか
申立ての画面によっては、この3つが入力欄として分かれていることもあります。分かれていない場合も、見出しや番号をつけてこの順番で書くと、読む側が理解しやすくなります。
書き始める前に集めておく材料
いきなり書き始めるより、先に材料を集めておくほうが、結果的に早く仕上がります。改善計画書に書く事実は、すべて記録で確かめられるものにしておくのが理想です。
- 停止の通知の文面（理由、期限、求められている対応）
- 問題になった注文の番号、日付、商品名
- 購入者とのやり取りの記録
- アカウント健全性のページの数字と、その推移
- すでに行った対策の内容と、行った日付
材料を並べてみると、「何が、いつ、なぜ起きたのか」が自然と見えてきます。この段階で、時系列のメモを作っておくと便利です。日付ごとに起きたことを一行ずつ書き出すだけで、原因の説明の土台になります。
記録がどうしても見つからない部分は、無理に推測で埋めないでください。分からないことは分からないこととして扱い、確かめられた事実だけで組み立てるほうが、信用される文書になります。
原因の書き方
原因は、改善計画書でいちばん大切な部分です。ここがあいまいだと、どんなに対策を書いても「本当に分かっているのか」が伝わりません。何が起きたのかを、注文番号、商品、時期などの事実と結びつけて書きましょう。
原因を書くときは、表面の出来事だけでなく、その出来事が起きた理由まで掘り下げるのがポイントです。たとえば「発送が遅れた」は出来事で、「発送の担当が一人で、注文が増えた時期に処理が追いつかなかった」が理由です。理由まで書けると、対策とのつながりが生まれます。
原因の仮の例文
この例のように、時期、件数、仕組みの問題をそろえて書くと、読む側は状況をすぐに理解できます。数字は、セラーセントラルの記録で確かめたものを使ってください。
すでに行った対策の書き方
対策は、問題に気づいてから実際にやったことを書きます。「これからやります」ではなく「やりました」と書けることが大切です。すぐにできる対策から、一つずつ並べていきましょう。
対策は、原因と一対一でつながっているのが理想です。原因に「担当が一人だった」と書いたなら、対策には「担当を増やした」「作業を分けた」など、その原因に直接こたえることを書きます。原因と関係のない対策をたくさん並べても、説得力はあまり上がりません。
対策の仮の例文
箇条書きを使うと、一つひとつの対策がはっきり見えます。それぞれの対策について、いつ行ったのかを添えると、さらに具体的になります。
再発防止策の書き方
再発防止策は、これから同じことが起きないようにするための仕組みです。一度きりの対応ではなく、毎日や毎週など、続けられる形で書くのがポイントです。「気をつけます」「注意します」のような言葉だけでは、何が変わるのかが伝わりません。
誰が、いつ、何を確認するのかが分かるように書くと、続けられる仕組みであることが伝わります。確認の頻度や、問題が見つかったときの動き方まで書けると理想的です。
再発防止策の仮の例文
ここで書いた仕組みは、実際に続けられるものでなければ意味がありません。無理のない範囲で、本当に続けることを書きましょう。
読みやすく仕上げるコツ
同じ内容でも、書き方ひとつで伝わりやすさは大きく変わります。読む側は多くの申立てに目を通しているので、要点がすぐに分かる文書のほうが、内容を正しく受け取ってもらいやすくなります。
- 最初の数行で、停止の理由と、それに対する結論（原因を特定し、対策を行ったこと）を短く書く
- 「原因」「対策」「再発防止策」など、見出しや番号で区切る
- 一文を短くし、一つの文に一つのことだけを書く
- 専門用語や社内だけで通じる言葉は使わない
- 数字や日付は、できるだけ具体的に書く
書き終えたら、声に出して読んでみるのもおすすめです。つっかえるところは、文が長すぎるか、意味があいまいになっていることが多いです。少しずつ直していきましょう。
断られやすい書き方と直し方
改善計画書が断られる理由には、よくあるパターンがあります。書き終えたら、次の点に当てはまっていないかを見直してみてください。
- 原因がぼんやりしている：「手違いがありました」だけでなく、何が、なぜ起きたのかを書く
- 他の人や購入者のせいにしている：自分の側で改善できることを中心に書く
- 対策が「気をつけます」だけ：具体的に何を変えたのか、何を続けるのかを書く
- 例文をそのまま使っている：自分の状況と合っていない部分があると、信用が下がる
- 長すぎて要点が分からない：一つの段落に一つのことだけを書き、箇条書きを使う
特に、ネットで見つけた例文をそのまま使うのは避けてください。似たような文章が多く出回っているため、自分の言葉で書かれていない文章は、かえって中身がないように見えてしまうことがあります。
状況別の書き分け方
停止の理由によって、原因の書き方で重点を置くところが変わります。基本の型は同じまま、中身を状況に合わせて調整しましょう。
出品のルールや商品の問題が理由の場合は、どの商品の、どの記載や状態が問題だったのかを具体的に書きます。商品ページの修正内容や、仕入れの見直しを対策として示すと伝わりやすくなります。
パフォーマンスの数字が理由の場合は、どの指標が、いつから、なぜ悪くなったのかを書きます。数字の内訳と、原因ごとの対策を結びつけることが大切です。
本人確認や書類の不備が理由の場合は、改善計画書よりも、正しい書類をそろえて出し直すことが中心になります。登録情報と書類の食い違いを見つけて直したことを、短く添えると丁寧です。
提出前のチェックリスト
書き終えたら、提出する前に次の項目を確かめましょう。一度断られると、次の申立てではより具体的な説明が求められやすくなるので、最初の一回を丁寧に仕上げることが大切です。
- 原因、対策、再発防止策の3つがそろっている
- 原因と対策が、一対一でつながっている
- 日付、件数、注文番号などの事実が、記録と合っている
- 「気をつけます」だけの文がなく、具体的な行動が書かれている
- 他の人のせいにしている表現がない
- 読み直して、意味の分かりにくい文がない
可能であれば、一晩おいてから読み直してみてください。書いた直後には気づかなかった、あいまいな表現や抜けている情報が見つかることがあります。
3つをつなげた全体の仮の例
ここまでの型をつなげると、全体は次のような流れになります。あくまで構成を見るための仮の例なので、中身はご自分の状況に合わせて書き換えてください。
最初の一文で何についての申立てなのかを示し、そのあとに3つの要素を順番に並べると、読む側が迷わずに理解できます。この流れを土台にして、自分の状況に合わせて肉づけしていきましょう。
提出したあとにできること
提出したら、提出した日時、内容、ケース番号を記録しておきましょう。結果を待っている間も、改善計画書に書いた再発防止策を実際に続けておくことが大切です。もし追加の情報を求められたときに、すぐに答えられるようになります。
断られた場合は、通知に書かれた理由をよく読み、どの部分が足りなかったのかを考えて書き直します。同じ内容をそのまま送り直しても、結果は変わりにくいので気をつけてください。
よくある質問
改善計画書は日本語で書いてもいいですか？
日本のマーケットプレイスでは、日本語で書いて問題ないことが多いです。通知が英語で届いた場合や、案内に指定がある場合は、その指示に従ってください。
改善計画書の長さはどのくらいがいいですか？
決まった長さはありません。長さよりも、原因、対策、再発防止策が具体的に書かれていることが大切です。要点が伝わる分量にまとめ、箇条書きで読みやすくしましょう。
例文をそのまま使ってもいいですか？
おすすめしません。例文は型を知るための参考にとどめ、中身は自分の状況に合わせて書いてください。そのまま使うと、事実と合わない部分が出て、信用が下がることがあります。
原因がどうしても分からない場合はどう書けばいいですか？
まずはセラーサポートに問い合わせて、停止の理由を具体的に確かめましょう。分からないまま書くより、確認できた事実をもとに書くほうが、伝わる改善計画書になります。
一度断られたら、どこを直せばいいですか？
断られた通知に書かれた理由を読み、原因の説明が足りなかったのか、対策が具体的でなかったのかを見直します。中身を変えずに送り直すのは避けましょう。
注意点
改善計画書に、事実と違うことや、実際にはやっていない対策を書くのはやめましょう。あとで確認されたときに、説明の信用を大きく損ねてしまいます。できていないことは、できていないこととして正直に扱い、これから行う予定として書き分けてください。
また、停止中に別のアカウントを作って販売を続けようとするのは、規約違反として扱われ、状況をさらに悪くするおそれがあります。改善計画書での申立てで、正面から再開を目指しましょう。
まとめ
改善計画書は、原因、すでに行った対策、再発防止策の3つを、事実にもとづいて具体的に書くのが基本です。原因は理由まで掘り下げ、対策は原因と一対一でつなげ、再発防止策は続けられる仕組みとして書きましょう。例文は型の参考にとどめ、自分の言葉で書くことが、伝わる改善計画書への近道です。